IT-utstyr og dokumenter ved kontorflytting: fordel ansvaret
Skill mellom fysisk transport og teknisk arbeid, og avtal hvem som overleverer og tar imot utstyret.
Ved kontorflytting må fysisk transport av IT-utstyr skilles fra sikkerhetskopiering, frakobling, nettverk og teknisk oppstart. Utpek ansvarlige hos bedriften, IT-leverandøren og flyttefirmaet. Registrer utstyr og emballasje, avtal overlevering og la IT-ansvarlig teste systemene etter transport. Skriv ansvarsfordelingen inn i flytteplanen før oppdraget bekreftes, og avklar eventuelle unntak på forhånd.
Av 123 Flytting & Transport AS. Publisert . Oppdatert .
Lag en utstyrsliste som kan brukes ved overlevering
Registrer PC-er, skjermer, skrivere og annet utstyr med en intern utstyrs-ID, opprinnelig plassering og nytt rom. Noter tilbehør og særskilte håndteringskrav. Bruk interne romkoder på emballasjen i stedet for å skrive passord eller fortrolig innhold utenpå eskene.
Servere, store skrivere og annet spesialutstyr må vurderes særskilt. Be den teknisk ansvarlige avklare produsentens krav til transport og emballasje. Ikke legg til grunn at vanlig eskeemballasje passer alt utstyr.
Fordel oppgavene før utstyret kobles fra
- Bedriftens kontaktperson: Godkjenner inventarliste, prioriteringer og mottaker.
- IT-ansvarlig eller IT-leverandør: Avklarer sikkerhetskopi, nedstengning, frakobling, nettverk og testing.
- Flyttefirmaet: Utfører den avtalte pakkingen, bæringen og transporten.
- Mottakeren: Kontrollerer leverte kolli og registrerer avvik.
Dette er en mal for ansvarsfordeling, ikke en beskrivelse av hva enhver flytteavtale inkluderer. Tilpass den til deres organisasjon og bekreft oppgavene skriftlig. Se hva som må avklares ved bestilling av kontorflytting.
Planlegg pakking og dokumentoverlevering
Avklar hvem som pakker elektronikken, hvilket materiell som skal brukes, og hvordan kabler og tilbehør holdes sammen med riktig enhet. Fotografer relevant fysisk oppsett hvis det hjelper deres IT-team, og oppbevar bildene i bedriftens godkjente system.
For arkiv og dokumenter må bedriften bestemme hvem som har tilgang, hvem som pakker, og hvem som tar imot. Avtal et merkesystem og en kolliliste uten å gjøre innholdet synlig for uvedkommende. Følg bedriftens egne rutiner for fortrolig materiale; spesielle krav må beskrives før tilbudet bekreftes.
Kontroller mottaket før teknisk oppstart
Tell leverte kolli mot listen og noter synlige avvik ved mottak. Plasser utstyret i de avtalte rommene. La IT-ansvarlig avgjøre rekkefølgen for oppkobling og testing, og avklar hva ansatte kan bruke før alle systemer er kontrollert.
En levert skjerm eller server betyr ikke at hele arbeidsplassen er klar til bruk. Planen bør angi hvem som bekrefter at internett, utskrift og virksomhetens nødvendige systemer fungerer. Bruk flytteplanen med ansvar og frister til å følge opp restpunkter.
Ta ansvarsfordelingen med i tilbudsgrunnlaget
Hvis pakking, spesialemballasje eller teknisk bistand skal kjøpes inn, må dette stå som egne oppgaver. Se hvordan dere sammenligner flyttetilbud, og beskriv utstyret og transportbehovet når dere ber om pris.