Plan for kontorflytting: sjekkliste før og etter flyttedagen
Fordel oppgaver og avhengigheter fra første inventarliste til mottak i det nye kontoret.
En plan for kontorflytting bør angi oppgaver, ansvarlige og frister for inventar, adgang, pakking, transport og oppstart. Start med datoen dere må være ute av de gamle lokalene, og planlegg bakover. Tilpass tidslinjen til omfanget; kontroller at nye lokaler og IT er klare før dere bekrefter selve flyttedagen.
Av 123 Flytting & Transport AS. Publisert . Oppdatert .
1. Sett rammer og utpek en kontaktperson
Avklar når dere får adgang til nye lokaler og når de gamle må leveres tilbake. Utpek én prosjektansvarlig som samler spørsmål fra ledelse, ansatte, IT og eiendomsforvaltere. En kort oppgaveliste med ansvarlig, frist og status er mer nyttig enn en dato uten eierskap.
Planlegg tidlig nok til at leveranser, internett og bygningstilgang kan bekreftes. Det finnes ikke én frist som passer alle kontorer. Et lite oppdrag med ferdige lokaler har andre avhengigheter enn en etappevis flytting med nye tekniske installasjoner.
2. Kartlegg og bestill før dere pakker
- Lag inventarliste og bestem hva som skal flyttes.
- Lag romplan med rom- eller arbeidsplasskoder.
- Avklar heis, bærevei, parkering, porter og adgang ved begge bygg.
- Bekreft oppdragets omfang, pris og endringsrutine skriftlig.
- Fordel ansvaret for IT-frakobling og teknisk oppstart.
Bruk veiledningen om pris og tilbudsgrunnlag før dere bestiller kontorflytting.
3. Gjør ansatte og inventar klare
Informer ansatte om hva de skal pakke selv, når arbeidsplassene må være ryddet, og hvor de skal møte etter flyttingen. Merk esker og møbler med samme koder som romplanen. Legg skruer og smådeler i merkede poser knyttet til det aktuelle møbelet.
Hold utstyr som trengs under flyttingen adskilt fra resten. Avtal hvem som har nøkler, adgangskort og kontaktinformasjon. Bruk IT- og dokumentoversikten for det som krever kontrollert overlevering.
4. Bekreft beredskapen før flyttedagen
Gå gjennom planen med kontaktpersonene på begge adresser. Er heisen tilgjengelig? Er rommene klare til å ta imot inventaret? Vet alle når adgang og strøm er tilgjengelig? Hvis noe ikke er klart, avtal rekkefølgen på nytt før bilen lastes.
Kveld eller helg kan vurderes, men må passe både leverandører og bygg. Unngå å love ansatte full drift neste morgen før IT-ansvarlig har bekreftet test- og oppstartsplanen.
5. Ta imot, kontroller og avslutt
- La en navngitt person ta imot på den nye adressen.
- Kontroller inventaret mot listen og noter synlige avvik.
- Sjekk at møbler og esker står i riktig rom før flyttelaget avslutter.
- La IT-ansvarlig teste nødvendige systemer før oppstart.
- Samle gjenstående oppgaver med ansvarlig og frist.
Dokumenter hva som er levert og hva som gjenstår. Avtal eventuell rengjøring og nøkkeloverlevering separat. Send planen og inventarlisten hvis dere ønsker et tilbud på den fysiske flyttingen.